Dessin sans titre (1)

Atelier de définition du Done

Nous avons 11 sprints derrière nous. Mon équipe a changé de visages à maintes reprises. Des personnes sont parties, d’autres sont récemment arrivées. La Définition du Done est écrite dans une page Confluence. Mais en la consultant j’ai l’impression que certaines choses ne sont pas appliquées par l’équipe. Je me dis que cela peut être intéressant de la partager et de voir si on peut l’améliorer, la réétudier. J’ai cherché un moyen agréable et constructif de retravailler notre définition du Done.
Je me suis principalement inspirée de cet article, et j’ai adapté quelques éléments pour que cela convienne à mon contexte.

C’est toujours utile de commencer un atelier en expliquant pourquoi on est là. Je montre à mon équipe des feuilles A4 imprimées avec des phrases que j’ai entendues récemment dans notre open space :  “Je suis le seul à lancer les tests fonctionnels avant de pousser une story en recette”. “L’affichage de la liste des demandes n’est plus accessible en recette. Pourtant chez moi ça marche”. “Avant de mettre une story en recette, on doit vérifier le rendu sur IE 9. Il n’y a que moi qui le fait”.

Définition du Done

Pas mal de réactions dans la salle… Surtout que certaines phrases sont toutes fraîches. L’équipe rigole et essaye de deviner qui a dit quoi.
Je ne fais aucun commentaire. Je reste neutre.
Puis j’explique que nous avons une échéance métier forte (une version du produit est attendue pour début mai). Mais que la qualité du produit reste notre priorité. Respecter le Done c’est la base. Si ce que l’on déclare Done ne l’est pas alors on va dans le mur. Autant tout arrêter. Échéance ou pas.

Qu’est-ce que le Done
d’une équipe ?

Mitch Lacey explique que pour son équipe c’est un style de vie, un engagement vers l’excellence. Puis il parle de l’aspect communication entre l’équipe et les sponsors.
C’est sur cet aspect que j’insiste. Et cela semble parler à l’équipe. La définition du Done apporte de la transparence sur la quantité de travail à réaliser avant de dire que quelque chose est terminé.

Définition Done

L’atelier de définition du Done

On commence alors à travailler sur notre définition du Done. L’atelier est en 5 parties.

Brainstorming

Je colle 4 feuilles de paper board au mur.
Sur chacune d’elle je note : story done, itération done, release en pré-production done, release en production done.
C’est encore un découpage que m’a inspiré Mitch Lacey et je suis assez impatiente de ce que nous allons obtenir avec l’équipe.
Je pose la question à voix haute : de quoi avons-nous besoin pour livrer un produit à notre client ?
Chaque personne écrit individuellement une réponse par post-it. Et le colle sur la table devant lui. En le collant l’auteur l’énonce à haute voix.
Je les laisse démarrer. Plusieurs personnes commencent à énoncer des choses. Je vois que certains hésitent, réfléchissent.
Je dispose ensuite sur la table des feuilles reprenant des exemples de Done trouvés au hasard sur internet. Parmi les feuilles il y a le Done de l’équipe tel que je l’ai trouvé sur Confluence. Peu y prêtent attention. On repart d’une feuille blanche en quelques sortes. Pourquoi pas. Je n’y vois pas d’inconvénient. Notre équipe a complètement changé de visage depuis le début du projet. C’est peut-être risqué mais je laisse faire.

Catégorisation

Chacun se lève et part coller ses post-its sur les feuilles de paper board correspondantes. On remarque rapidement que les idées fusent pour le Done de la story. Un peu moins pour l’itération et beaucoup moins pour la release en production.

Consolidation

Tout le monde fait un pas en arrière. On reste tous debout près des 4 panneaux. On commence par la définition du Done d’une story.  Je lis l’ensemble des post-its à haute voix. Certains sont identiques, je propose de les superposer. Puis on fait des regroupements. Parfois ce qui est écrit est limpide, parfois on demande à l’auteur des explications. On crée de nouvelles notes si un terme peut en englober deux. On déplace parfois des items d’un panneau à l’autre en essayant d’être réaliste. Il y a des choses que l’on sait pertinemment ne pas être en mesure de faire sur chaque story mais plutôt à la fin de l’itération.

Engagement

Une fois le nettoyage effectué, on fait un vote à mains levées pour conserver ou supprimer des éléments de la définition. Si un élément obtient la majorité, on le garde. Sinon on en discute, on revote et on le supprime si vraiment il ne met pas la majorité d’accord.

Publication

Je prends une photo du résultat. Plus tard j’en ferai un poster affiché sur le mur de l’équipe.
L’équipe me demande si on peut intégrer dans chaque story de JIRA une checklist à compléter avant de passer la story à “terminée”. A creuser.

Ce qui a bien marché

1h30 pour définir le Done. Equipe de 9 personnes. J’ai trouvé ça plutôt efficace.
La participation, les discussions, les échanges.
Travailler sur le Done de la version de pré-production nous a permis d’anticiper des questionnements futurs.
Même si l’équipe n’a pas tenu compte de la précédente définition du Done, on retrouve dans la nouvelle définition des critères essentiels comme le % de couverture du code par les tests.

Ce qui a bien moins marché

Le poids des votants quand tout le monde n’est pas concerné par un des élément de la définition : est-ce que le vote des personnes non impactées compte vraiment ? Exemple : le poids du vote de l’ergonome sur les questions de tests automatisés.
Difficile de travailler sur le Done de la mise en production quand on ne maîtrise pas les environnements et les procédures de déploiement (spécifique à ce projet).

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About the author

Géraldine Legris

Je suis coach de sens.
Je crois que l'on fait bien les choses quand elles ont du sens : qu'elles répondent à un objectif aligné avec qui l'on est. Que l'on est meilleur à plusieurs. On naît bienveillants. Il y a plein de façons d’apprendre et surtout pas celle que nous avons suivi enfants. Le couple ne fonctionne que lorsque chacun a connaissance de qui il est, entretien sa liberté et se remet en question. Le feedback est essentiel. Et il y a une façon de le faire. Ca s’appelle la communication non violente. Les managers, on a besoin de vous. Et vous n’êtes pas seuls ! Et vous adorerez ce que vous faites quand vous oserez vous remettre en question. Nous ne savons plus jouer pour la plupart. Le jeu est le meilleur outil de dialogue avec nos enfants et entre équipes. La famille c’est un socle. C’est ce qui explique qui nous sommes. Mais ce n’est pas simple. Ce qui motive : un cadre clair, des règles, du feedback. Rien ne marche sans invitation.

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2 Comments

  • Merci Géraldine pour ce partage !

    Je me suis inspiré de ta technique d’animation pour une définition de done sur un nouveau projet, avec une équipe en formation.
    Ça a bien marché, et ça a été un moment de team-building intéressant 😉

    Grâce à toi je viens de réaliser l’importance de la faire vivre cette Definition du Done 😉
    J’ai expliqué à l’équipe que celle-ci n’était pas figée, et qu’il valait mieux commencer avec peu d’items dans le checklist et s’y tenir, plutôt que d’en mettre une tartine et ne rien respecter.
    Je pense qu’on fera un rafraîchissement de la DoD à l’issue des 1ers Sprints, et je te piquerai sûrement l’idée des verbatims ! 😛

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